در بسته‌ی نرم‌افزاری یکتاوب امکان برقراری ارتباط الکترونیک میان کاربران و مدیر پایگاه، میان مدیر پایگاه و کاربران و میان کاربران با یکدیگر وجود دارد. مدیر پایگاه می‌تواند با تنظیم خبرنامه‌ی پایگاه، کاربران را از تازه‌ترین مطالب گنجانده شده در پایگاه آگاه سازد. هم‌چنین با تنظیم فرم تماس و فرم پرسش و پاسخ از نظرات کاربران درباره‌ی پایگاه آگاه شود و به پرسش‌های آنان پاسخ دهد.

• تماس‌های رسیده
• ارسال پست الکترونیک
• ارسال پیغام به کاربران
• پرسش و پاسخ‌ها
• تنظیمات برقراری ارتباط
• تنظیم فرم‌های ثابت
• متقاضیان دریافت اطلاعات پایگاه

تماس‌های رسیده

در این‌جا می‌توانید به همه‌ی پیام‌های رسیده از سوی کاربران دست یابید. این پیام‌ها در دو فهرست اصلی تماس‌های افراد ثبت‌شده و تماس‌های افراد ثبت‌نشده جای دارند. اگر در بخش تنظیمات برقراری ارتباط، دسته‌بندی موضوعی را در نظر گرفته باشید، می‌توانید با انتخاب موضوع تماس، فقط به پیام‌های مربوط به آن موضوع دست یابید.

به یاد داشته باشید:

شما از صفحه‌ی اصلی مدیریت (خلاصه وضعیت سیستم) نیز می‌توانید به تماس‌های رسیده دسترسی پیدا کنید.

ارسال پست الکترونیک

مدیر پایگاه می‌تواند مطالب مورد نظر خود را به نشانی پست الکترونیک کاربران بفرستید (ایمیل کنید). در این صورت کاربر باید صندوق پست الکترونیک خود را ببیند و پیغام خود را دریافت کند. فرستادن نامه‌ی الکترونیک به کمک یکتاوب چند ویژگی سودمند دارد:

• شما می‌توانید گروه‌های کاربری مشخصی که در برنامه به صورت خودکار دسته‌بندی شده‌اند (گروه‌های پیش فرض) را برای دریافت پست الکترونیک انتخاب کنید.
• شما می‌توانید گروه‌های پستی مورد نظر خود را (گروه‌های سفارشی) بسازید و نامه‌ی الکترونیک برای آنها بفرستید. برای افزودن افراد به این گروه‌ها می‌توانید از فایل یا صفحات وب محتوی پست الکترونیک افراد استفاده کنید، یا این که آنها را به صورت دستی با کمک فرم‌ها به برنامه معرفی کنید.
• شما می‌توانید بجای نوشتن مطالب، از بخش ارسال خبرنامه، آخرین مطالب پایگاه را تعیین کنید تا مطالب به صورت خودکار انتخاب شوند. همچنین در حالتی که از بخش مدیریت نشریات در برنامه بهره می‌برید، می‌توانید عناوین مقالات (Table of Contents) مقالات را برای هر شماره انتخاب کنید.
  

ارسال پیغام به کاربران
در این روش شما مطالب را به صندوق پستی داخل برنامه که برای هر کاربر در نظر گرفته شده است می‌فرستید. هنگام ورود هر کاربر به برنامه (با نام کاربری و گذرواژه‌ی خود) برنامه وی را از رسیدن پیغام‌های جدید آگاه می‌کند. کاربران می‌توانند به پیغام فرستاده شده پاسخ دهند. همچنین، کاربران نیز می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

پرسش و پاسخ‌ها

در این‌جا به پرسش‌های رسیده از سوی کاربران دسترسی پیدا می‌کنید. شما می‌توانید این پرسش‌ها را بررسی کنید و به آن‌ها پاسخ دهید. سرانجام باید پاسخ را برای کاربران بفرستید. اگر هنگام طراحی فرم پرسش و پاسخ، دسته‌بندی موضوعی را در نظر گرفته باشید، می‌توانید با انتخاب موضوع پرسش، فقط به پرسش‌های مربوط به آن موضوع دست یابید. اگر هنگام پاسخ دادن به یک پرسش، گزینه‌ی "پرسش متداول است" را فعال کنید، آن پرسش و پاسخ در فهرست پرسش‌های متداول پایگاه شما جای می‌گیرد. برای دیدن صفحه‌ی پرسش‌های متداول به صفحه‌ی راهنمای صفحه‌ها و پیوندها بروید و روی faq.php کلیک کنید.

به یاد داشته باشید:

شما از صفحه‌ی اصلی مدیریت (خلاصه وضعیت سیستم) نیز می‌توانید به پرسش‌های رسیده دسترسی پیدا کنید.

تنظیمات برقراری ارتباط

در این جا می‌توانید مشخص کنید آیا کاربران با هم ارتباط برقرار کنند یا نه و اگر می‌خواهید آن‌ها با هم ارتباط داشته باشند، حجم پیام‌های کاربران چه اندازه باشد. همچنین، در همین‌جا می‌توانید برای پیام‌های دریافتی از کاربران، دسته‌بندی موضوعی در نظر بگیرید یا دسته‌بندی موجود را ویرایش کنید.

تنظیم فرم‌های ثابت

در این‌جا به فرم‌هایی مانند فرم ثبت‌نام در پایگاه، فرم فرستادن مقاله، فرم آگاه کردن دوستان، فرم برقراری ارتباط با مدیر پایگاه و فرم ثبت پرداخت، دست می‌یابید. شما می‌توانید متن این فرم‌ها را ویرایش کنید یا فرم جدیدی بیفزایید. شما برای بررسی فرم‌های پر شده می‌توانید بخش گزارش‌گیری و چاپ اطلاعات را ببینید. همچنین در صورت نیاز می‌توانید فهرست همه‌ی فرم‌های فعال را با نشانی forms_all.php در دسترس کاربران بگذارید

متقاضیان دریافت اطلاعات پایگاه

کاربرانی که می‌خواهند اطلاعات پایگاه را دریافت کنند می‌توانند نشانی پست الکترونیک خود را در فرم درخواست اطلاعات پایگاه (در صفحه‌ی اصلی) وارد کنند. فهرست نشانی این کاربران را در صفحه‌ی متقاضیان دریافت اطلاعات پایگاه می‌بینید.

شما می‌توانید از بخش پست الکترونیک پایگاه، اطلاعات مورد نظر را برای این گروه بفرستید.