میز خدمت به عنوان مرکز ارتباطات و ارایه خدمات در سازمان، تنها نقطه تماس (single point of contact) میان سازمان و مشتریان داخلی و خارجی محسوب می شود. هدف از برپایی این مرکز ارائه خدمات سریع و موثر به مشتریان سازمان در راستای توافق‌نامه‌ها و تفاهم‌نامه‌های میان مراجعان و سازمان می‌باشد.

نمونه ای از صفحه میز خدمت

مراحل تنظیم میز خدمت

1- ساخت فرم ها

برای تنظیم میز خدمت ابتدا لازم است فرم های لازم را در بخش فرم ساز بسازید. در هنگام ساخت فرم ها می توانید از بخش سایر تنظیمات، مراحل یا وضعیت های هر فرم را مشخص کنید. البته برنامه به صورت خودکار وضعیت های اصلی مانند "منتظر اقدام کاربر، منتظر اقدام کارشناس، بایگانی شده و مختومه" را برای هر فرم در نظر می گیرد.
پیشنهاد می کنیم برای هر فرایند یک فرم نظر سنجی هم برای آخرین مرحله در نظر بگیرید.

2- ساخت فرآیندها

بعد از ساخت و تنظیم فرم ها لازم است فرم ها را به صورت فرآیندهای مشخصی دسته بندی کنید. در هنگام ساخت فرآیند ها می توانید نشان و توضیحات فرآیند

برای صفحه میز خدمت را هم اضافه کنید. همچنین الگوی مشخصی برای ورود اطلاعات فرم ها تعیین نمایید.

برای زیبایی صفحه نهایی می توانید از طریق جستجوی مشابه پیوندهای زیر، آیکن های مناسبی برای فرآیندهای مورد نظر پیدا کنید.

نمونه جستجوی اول | نمونه جستجوی دوم

3- تنظیم دسترسی ها

بعد از ساخت فرآیند ها از طریق بخش تنظیم دسترسی های نظام مدیریت اطلاعاتی، می توانید نحوه ی دسترسی به فرم ها را برای کاربران مشخص کنید. همچنین در این بخش می توانید مدیران یا کارشناسان مورد نظر را اضافه کرده و سطح دسترسی آنها برای اقدام روی فرم ها (مثل مشاهده، گزارش گیری، ویرایش، تغییر وضعیت و ارسال پیام به کاربر) را تعیین نمایید. لازم است به کارشناسان اطلاع دهید که صفحه میز خدمت را بررسی کرده و کارها را از طریق این صفحه انجام دهند. البته دسترسی های قبلی در صفحه ویژه مدیران نظام اطلاعاتی یا mism.php مانند سابق وجود دارد.

4- اعلام نشانی صفحه میز خدمت

بعد از انجام همه اقدامات لازم می توانید نشانی صفحه میز خدمت را روی سایت اعلام کنید تا کاربران بتوانند درخواست های خود را با تکمیل فرم ها ارسال کنند.

5- گزارش گیری از داده ها

در صورتی که لازم باشد داده های وارد شده در فرم ها را به صورت کلی مشاهده یا دریافت کنید، می توانید از بخش گزارش گیری و خروجی اکسل استفاده کنید. در این بخش می توانید برای هر فرم گزارش های مختلف (شامل اکورد های مورد نظر و با شروط دلخواه) اضافه نمایید و آنها را به صورت مستقیم مشاهده یا به صورت اکسل دریافت کنید. همچنین امکان ایجاد دسترسی برای مشاهده یا دریافت گزارش توسط سایر کاربران نیز در این بخش وجود دارد.